Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden?

Ja. Der BAG-Beschluss kennt keine Kleinbetriebsgrenze; die Betriebsgröße spielt nur für die Form der Erfassung eine Rolle. Ausnahmen für kleine Betriebe werden politisch diskutiert, gelten aber erst, wenn sie gesetzlich geregelt sind.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Grundsätzlich kann sie reichen, wenn sie verlässlich geführt wird. Schwach wird sie bei nachträglichen Änderungen, die niemand nachvollziehen kann.

Wie lange müssen Arbeitszeiten aufbewahrt werden?

Für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG). Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, nach § 16 Abs. 2 ArbZG ebenfalls mindestens zwei Jahre.

Zeiterfassungspflicht für Arbeitgeber: Was gilt 2026?

Woher kommt die Pflicht?

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (Rs. C-55/18), dass Mitgliedstaaten ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Arbeitszeitmessung verlangen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2022 (Az. 1 ABR 22/21) abgeleitet: Die Pflicht ergibt sich in Deutschland bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Sie gilt also jetzt schon – unabhängig davon, wann der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz anpasst.

Was muss erfasst werden?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit,
daraus ergibt sich die Dauer, einschließlich Überstunden,
sinnvoll – und für die Prüfung von Pausen und Ruhezeiten nötig – auch die Pausen.

Elektronisch muss die Erfassung laut BAG nicht zwingend sein; je nach Tätigkeit und Betrieb können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Bei der Ausgestaltung darf die Größe des Betriebs berücksichtigt werden. In der Praxis scheitern Zettel aber an Lesbarkeit, Nachträgen und Aufbewahrung.

Sonderfall Minijob und bestimmte Branchen

Schon länger gilt § 17 Mindestlohngesetz: Für geringfügig Beschäftigte (außer Minijobs in Privathaushalten) und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (u. a. Gastronomie und Beherbergung, Bau, Gebäudereinigung, Logistik, Fleischwirtschaft) müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeit folgenden Kalendertags aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Kontrollen durch den Zoll ist das die erste Frage. Ausgenommen sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung unter anderem mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers – für Familienbetriebe wichtig.

Fleischwirtschaft: strengere Regeln – Fleischerhandwerk: nicht

Für die Fleischwirtschaft (Schlachten und Fleischverarbeitung) verschärft § 6 GSA Fleisch die Aufzeichnungspflicht: Der Beginn muss unmittelbar bei Arbeitsaufnahme, Ende und Dauer noch am selben Tag erfasst werden – „elektronisch und manipulationssicher“, mit elektronischer Aufbewahrung. Rüst-, Umkleide- und notwendige Waschzeiten im Betrieb zählen dabei zur Arbeitszeit. Ausgenommen ist das Fleischerhandwerk: handwerksmäßig arbeitende, in die Handwerksrolle eingetragene Betriebe mit in der Regel höchstens 49 tätigen Personen – reine Verkaufskräfte zählen dabei nicht mit. Die klassische Metzgerei fällt deshalb weder unter § 6 GSA Fleisch noch über die Branche unter § 17 MiLoG, sondern dort nur bei Minijobs. Die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gilt aber auch für sie.

Was plant der Gesetzgeber?

Das Bundesarbeitsministerium hat 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt: Beginn, Ende und Dauer sollen elektronisch erfasst werden, mit Übergangsfristen, die sich nach Betriebsgröße richten. Im Gespräch ist außerdem eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit. Bei Redaktionsschluss war das noch kein geltendes Recht; Inhalte und Fristen können sich im Verfahren noch ändern. Wer heute elektronisch erfasst, ist für beide Fälle vorbereitet.

Darf die Erfassung delegiert werden?

Ja. Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst eintragen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber: Er muss das System einrichten und vorhalten – und sollte im eigenen Interesse prüfen, ob es genutzt wird. Vertrauensarbeitszeit gilt nach verbreiteter Auffassung weiter als möglich – sie bedeutet aber nicht „ohne Erfassung“.

Was das für kleine Betriebe heißt

Frage	Praxis
Braucht es ein Terminal an der Wand?	Nein. Ein Handy der Mitarbeitenden reicht, wenn die Uhrzeit nicht frei eingetippt werden kann.
Was ist mit Aushilfen ohne Firmen-E-Mail?	Ein persönlicher Zugang ohne Konto genügt, solange die Einträge eindeutig zuordenbar sind.
Wie werden Fehler korrigiert?	Nachvollziehbar: Wer hat wann was geändert. Stilles Überschreiben ist genau das, was bei Prüfungen auffällt.

So löst OrgaIntakt das

Mitarbeitende stempeln mit drei Knöpfen – Kommen, Pause, Gehen – am eigenen Handy. Die Uhrzeit setzt der Server, nicht das Gerät. Korrekturen bleiben sichtbar, und zum Monatsende zeigt OrgaIntakt, was noch offen ist. Der Export enthält Stunden, keine Lohnbeträge.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.

Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber heute schon müssen.