Produkt- & Datenschutzdokumentation
Dokumentversion 1.6 · Stand 15.09.2026
Anbieter: SVTS-Medien · Inhaber Sascha Siegfried (Einzelunternehmen)

Was OrgaIntakt ist, verarbeitet und leistet — zur Bestätigung

Dieses Dokument beschreibt Funktionsumfang, Datenschutz, Sicherheit, Pflichten und Grenzen der Software OrgaIntakt. Bitte lesen Sie es vollständig. Am Ende bestätigen Sie den Erhalt und die Kenntnisnahme — erst danach lässt sich die rückbestätigte Fassung herunterladen bzw. als PDF speichern.

1. Leistungsbeschreibung / Funktionsumfang

OrgaIntakt ist eine Mehrmandanten-Webanwendung für Kleinbetriebe. Sie verteilt wichtige Informationen und Unterweisungen an das Team, lässt sie nachvollziehbar bestätigen und bündelt Meldungen. Enthaltene Funktionen:

• ✓ Dokumente & Unterweisungen anlegen, für das Team freigeben (sichtbar für alle / Arbeiter / Vorarbeiter)
• ✓ Pflicht-Quittierung („Gelesen & verstanden") je Mitarbeiter mit Zeitstempel
• ✓ PDF-Nachweis pro Unterweisung (Quittierungsstand) für die eigene Ablage/Prüfung
• ✓ Mitarbeiter-Aktivierung per Code/QR – ohne Mitarbeiter-E-Mail; ein Code je Person, Gerätebindung
• ✓ Meldungen: Gefahr/Unfall/Reklamation, Defekt, Material – mit Weiterleitung (offen → zugewiesen → erledigt) und Aufgabenanzeige beim zuständigen Mitarbeiter
• ✓ Krankmeldung – nur Zeitraum (kein Grund, kein Attest-Upload). Zweck ist die kurzfristige Umverteilung der Arbeit und die Planung über den Tag hinaus; sie ersetzt die betrieblich und gesetzlich geregelte Krankmeldung nicht – Anzeige- und Nachweispflichten (§ 5 EFZG, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung) bleiben unberührt. Die Mitarbeiter-App weißt im Formular darauf hin.
• ✓ Medien-Anhänge (Foto, Video, PDF, Sprachnotiz); Standort-/EXIF-Daten werden vor dem Upload entfernt
• ✓ Vorlesen (Barrierefreiheit): Unterweisungen auf Knopfdruck vorlesbar – auf dem Gerät, ohne Datenweitergabe; in jedem Tarif enthalten
• ✓ Offline-Nutzung der Mitarbeiter-App (Puffern & automatisches Nachsenden bei Netzverbindung)
• ✓ Benachrichtigungen & Erinnerungen an offene Quittierungen
• ✓ Admin-Cockpit mit Signal-Kacheln, Branchenpaketen, Schnell-Vorlagen, Prüfmappe-Export
• ✓ Arbeitszeiterfassung (ab Dokumentversion 1.5, in jedem Tarif): Beginn, Ende und Pausen in der Mitarbeiter-App selbst stempeln; Zeitmodelle je Person (feste Stunden je Wochentag / ohne feste Arbeitszeit / nach Schichtplan); gesetzliche Feiertage nach dem Bundesland des Betriebs; Urlaubskonto und Abwesenheiten; Journal und CSV-Export für das Lohnbüro. Die Aufzeichnung dient der Erfüllung von § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG; Standortdaten werden nicht erhoben, eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Beschäftigte sehen ihre eigenen Zeiten und ihren Saldo jederzeit selbst.
• ✓ Arbeitszeit-Prüfung mit Paragrafenangabe: Pausen (§ 4 ArbZG), Höchstarbeitszeit (§ 3), Ruhezeit (§ 5), Sonn-/Feiertagsarbeit (§ 9–11), Nachtarbeit (§ 6), strengere Grenzen für Jugendliche (JArbSchG) sowie Mindesturlaub (§ 3 BUrlG). Bei einer Aufzeichnung wird ein Befund gemeldet, nicht verhindert — eine gearbeitete Stunde gehört festgehalten. Bei einem Schichtplan sperrt ein Verstoß die Veröffentlichung; abweichen lässt sich nur mit ausdrücklicher Begründung, die protokolliert wird.
• ✓ Schichtplanung: Wochenplan je Abteilung mit Schichtvorlagen, Veröffentlichung (erst dann für das Team sichtbar), Soll/Ist-Vergleich gegen die erfasste Zeit
• ✓ Revisionssichere Korrekturen: Eine bereits erfasste Arbeitszeit lässt sich nur mit Grund ändern; alter Wert, neuer Wert, Grund und Person bleiben dauerhaft nachvollziehbar. Durchgesetzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
• ✓ Einwilligungs- und Aktions-Protokoll als fortlaufende, nur anfügbare (append-only) Hash-Kette
• ✓ Premium-Modul (zubuchbar): (a) Übersetzung — Unterweisungen zweisprachig (Deutsch + Sprache des Mitarbeiters); (b) KI-Textvorschlag — Formulierungshilfe für Arbeitsanweisungen. Die betreffenden Texte werden über Mistral AI (Frankreich, Verarbeitung innerhalb der EU) verarbeitet; nur bei gebuchtem Modul und nach eigener Einwilligung (siehe §6)

2. Systemvoraussetzungen & Verfügbarkeit

• Nutzung im Browser (Progressive Web App) – kein App-Store-Login, keine Installation nötig; auf dem Smartphone zum Startbildschirm hinzufügbar.
• Empfohlen: aktueller Browser (Chrome, Safari, Edge, Firefox); Internetverbindung für Synchronisierung (Melden funktioniert offline und wird nachgesendet).
• Admin-Bereich am Desktop oder Tablet.

3. Datenschutz-Rollen (Auftragsverarbeitung)

Der Betrieb (Kunde) ist Verantwortlicher für die Beschäftigtendaten. SVTS-Medien ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, Fassung vom 09.08.2026) nebst Anlagen — technische und organisatorische Maßnahmen, Sub-Auftragsverarbeiter, Aufbewahrung und Löschung, Verpflichtung auf Vertraulichkeit — wird vor der ersten Verarbeitung geschlossen und ist Bestandteil des Vertrags.

Ausnahme: Für die Vertrags- und Rechnungsdaten des Betriebs ist SVTS-Medien eigener Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter (AVV § 2a).

4. Verarbeitete Daten & Datensparsamkeit

Bewusst nicht erhoben: Es werden keine Mitarbeiter-E-Mail-Adressen oder Telefonnummern erzwungen und keine Gesundheits-/Sonderkategorien im Datenmodell vorgesehen.

5. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)

• Mandantentrennung auf Datenbankebene (PostgreSQL Row-Level-Security, fail-closed – bei fehlendem Kontext keine Fremddaten sichtbar).
• Passwortloser Admin-Login über kurzlebige, einmalig verwendbare Anmeldelinks.
• Aktivierungscodes und Anmeldelinks werden nur als Hash gespeichert (nie im Klartext).
• Upload-Härtung: Prüfung des tatsächlichen Dateityps (Magic-Bytes), Größenbegrenzung, Auslieferung nur als Download (keine Skript-Ausführung im Browser).
• Nur anfügbare Protokolle (Einwilligung/Audit) mit fortlaufender Hash-Kette als Manipulations-Anzeichen (Tamper-Evidence).
• Transportverschlüsselung: ausschließlich HTTPS/TLS, Zertifikate von Let's Encrypt (automatisch erneuert), HSTS für ein Jahr einschließlich Subdomains.
• Zugriffskontrolle über Zwei-Rollen-Datenbankmodell; Anwendungscontainer läuft ohne Root-Rechte; Ratenbegrenzung gegen Missbrauch.
• Zugriff des Anbieters: Die interne Betreiber-Konsole gibt ausschließlich Kennzahlen aus. Dokument- und Meldungstexte, Anzeigenamen, Stammkarten, Krankmeldungen und Anhänge sind über sie nicht abrufbar; eine Funktion dafür existiert nicht. Jeder Eingriff wird mit Grund protokolliert — auch in Ihrer eigenen Nachweiskette, für Sie im Export einsehbar.
• Sicherung: täglich, Datenbank und Medien, mit Prüfsummen; 14 tägliche Stände und 12 Monatskopien. Zusätzlich holt ein Gerät des Anbieters die Sicherung täglich vom Server ab, damit ein Serververlust sie nicht mitnimmt. Letzter dokumentierter Test von Datenbank und Medien: 15.09.2026 (kein vollständiger Ersatzserver-Wiederanlauf).

6. Sub-Auftragsverarbeiter & Speicherort

Verarbeitung und Speicherung erfolgen in Deutschland. Eingesetzte Dienstleister:

Drittlandübermittlungen erfolgen nur auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln). Änderungen bei den Sub-Auftragsverarbeitern werden mindestens vier Wochen vorher mitgeteilt; Sie können aus wichtigem Grund widersprechen (AVV § 6).

7. Datenexport, Aufbewahrung & Löschung

• Export (Art. 20): Admin-Ein-Klick-Export der Mandantendaten als ZIP (JSON je Datenbereich), dazu Nachweis-PDF je Unterweisung und Prüfmappe. Einschränkung: Das ZIP enthält die Anhänge als Verzeichnis, nicht als Dateien; Fotos, Videos, Sprachnotizen und hochgeladene PDF sind in der Anwendung einzeln abrufbar und werden bei Vertragsende auf Anforderung gesammelt bereitgestellt. Die Aufnahme in den Export ist geplant.
• Löschung Mitarbeiter (Art. 17): Anzeigename anonymisiert, operative Personendaten (Krankmeldungen, Meldungen inkl. Fotos, Benachrichtigungen) gelöscht; Lesebestätigungen/Einwilligung bleiben pseudonym als Nachweis erhalten.
• Kontoschließung: Personendaten & Medien des Betriebs gelöscht, Zugang gesperrt; pseudonyme Nachweis-Kette bleibt (Aufbewahrungsinteresse).
• Aufbewahrung: Es gilt das Aufbewahrungs- und Löschkonzept (Anlage 4 zum AVV). Regelfristen: Krankmeldungen 12 Monate nach Ende des Zeitraums, Meldungen 36 Monate nach Erledigung, Benachrichtigungen 6 Monate. Nach Vertragsende können Sie 30 Tage exportieren, danach werden operative Personendaten binnen 30 Tagen gelöscht; Sicherungen laufen nach spätestens 12 Monaten aus.
• Offen und deshalb benannt: Für Unterweisungsnachweise nennt das ArbSchG keine ausdrückliche Frist. Wir schreiben deshalb keine Zahl fest, sondern bewahren den Nachweis so lange auf, wie er seinen Zweck erfüllen kann, und anonymisieren den Personenbezug auf Verlangen. Sie können eine kürzere oder längere Frist anweisen.

8. Betroffenenrechte

Beschäftigte haben die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf von Einwilligungen. Anfragen richten Beschäftigte an ihren Betrieb (Verantwortlicher); SVTS-Medien unterstützt technisch. Ansprechpartner beim Anbieter: Sascha Siegfried, info@svts-medien.de. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an uns, beantworten wir nicht selbst, sondern leiten unverzüglich an Ihren Betrieb weiter. Beschwerderecht besteht bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde; für SVTS-Medien ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Preis & Abrechnung

• Flat pro Betrieb und Monat, gestaffelt nach Betriebsgröße – unabhängig davon, wie viele Start-Codes innerhalb der Stufe vergeben werden.
• Stufen: bis 9 Mitarbeitende 29 € · 10–24 49 € · 25–49 69 € · 50–99 99 €. Ab 100 Mitarbeitenden auf Anfrage. Als Betriebsausgabe absetzbar.
• Premium-Modul (Übersetzung mehrsprachiger Unterweisungen und KI-Formulierungshilfe für Arbeitsanweisungen): je Stufe +10 €/Monat (39 / 59 / 79 / 109 €).
• Preise zzgl. gesetzlicher USt. Derzeit wird keine USt ausgewiesen (Kleinunternehmerregelung § 19 UStG).
• Jahresangebot: 10 Monate zahlen, 12 Monate nutzen.
• Wird eine Staffelgrenze erreicht, erfolgt kein automatischer Tarifwechsel: Ist das Kontingent der Stufe ausgeschöpft, lassen sich keine weiteren Aktivierungscodes aktivieren. Die Umstellung auf die nächste Stufe erfolgt nach Rücksprache mit dem Anbieter — niemals automatisch.
• 14 Tage kostenlos testen. Beim Online-Abschluss werden keine Zahlungsdaten erhoben; der Testzeitraum endet automatisch, ohne Abbuchung und ohne Verlängerung. Ein kostenpflichtiges Abo entsteht erst durch eine bewusste Buchung danach. Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.

10. Pflichten & Mitwirkung des Kunden

• Abschluss des AVV vor produktiver Nutzung; Bereitstellung einer gültigen Datenschutzerklärung/Nutzungsbedingungen gegenüber den Beschäftigten.
• Start-Codes vertraulich und je Person einzeln ausgeben; Zugangsdaten des Admin schützen.
• Beschäftigte informieren; ggf. Beteiligungs-/Mitbestimmungsrechte (Betriebsrat) und Einwilligungen beachten.
• Keine Gesundheitsdaten oder besonderen Kategorien (Art. 9) in Freitext-/Meldefeldern eingeben.
• Inhalte rechtmäßig und ohne Rechte Dritter hochladen.

11. Support, Störungen & Backup

• Support direkt aus der Anwendung: im Panel oben der Knopf „Frage oder Problem". Betrieb, Tarif und technische Angaben gehen automatisch mit; Mitarbeiternamen und Dokumentinhalte nicht. Wer sich gerade nicht anmelden kann, schreibt an info@orgaintakt.de — dieselbe Stelle.
• Serviceziel: erste qualifizierte Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags (Mo–Fr, gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen ausgenommen). Das ist ein unverbindliches Ziel für eine erste Einschätzung, keine garantierte Reaktions- oder Lösungszeit. Es besteht kein Verfügbarkeits-SLA.
• Störungs- und Sicherheitsmeldungen an info@svts-medien.de. Datenschutzverletzungen melden wir Ihnen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden — damit Ihnen Ihre eigene 72-Stunden-Frist nach Art. 33 DSGVO noch bleibt.
• Sicherung: täglich um 02:15 Uhr, Datenbank und Medien, mit SHA-256-Prüfsummen; 14 tägliche Stände, dazu am Monatsersten eine Kopie mit 12 Monaten Aufbewahrung. Das Verfahren bricht bei unvollständigem Stand ab, statt eine Scheinsicherung abzulegen. Zusätzlich wird die Sicherung täglich vom Server abgeholt und außerhalb verwahrt. Letzter dokumentierter Test von Datenbank und Medien: 15.09.2026 (kein vollständiger Ersatzserver-Wiederanlauf); er wird quartalsweise und nach jeder Schemaänderung wiederholt.
• Ihre eigene Sicherung: Bitte laden Sie Ihren Datenexport monatlich herunter und bewahren Sie ihn auf einem eigenen Datenträger auf. Wir erinnern daran in der Anwendung, können es aber nicht erzwingen — und es ist die einzige Kopie, die auch dann trägt, wenn dem Anbieter etwas zustößt.

12. Haftung, Grenzen & Gewährleistung

• Die Software wird im Pilot „wie besehen" bereitgestellt; der Funktionsumfang kann sich ändern.
• Keine Zusicherung, dass ein digitaler Nachweis im konkreten Fall als Unterweisungsnachweis anerkannt wird – dies ist rechtlich/fachlich zu prüfen.
• Keine Rechts- oder Erfolgsgarantie; keine Haftungsübernahme für Pflichten des Verantwortlichen.
• Der Melde- und Beschwerdekanal ersetzt keine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und sichert keine Vertraulichkeit der Identität meldender Personen im Sinne des § 8 HinSchG zu.
• Haftung im Übrigen nach den AGB in der Fassung vom 09.08.2026 beziehungsweise nach der geschlossenen Einzelvereinbarung.

13. Laufzeit, Pilot & Kündigung

• Laufzeit: monatlich oder jährlich; sie beginnt mit der Einrichtung. Neue Online-Abschlüsse starten mit 14 kostenlosen Tagen ohne Zahlungsdaten — zum unverbindlichen Ansehen steht zusätzlich die Demo bereit.
• Im Pilotbetrieb jederzeit ohne Frist zum Monatsende kündbar.
• Bei Vertragsende: Datenexport (§7) auf Wunsch; anschließende Löschung nach Löschkonzept.
• Es gelten Preis und Abrechnung nach §9 sowie die AGB in der Fassung vom 07.09.2026; bei den Pilotbetrieben gilt stattdessen die Pilotvereinbarung.
• Kündigung im Admin-Bereich unter „Konto & Paket" oder in Textform (E-Mail genügt) an info@orgaintakt.de; wir bestätigen Zugang und Vertragsende in Textform.

14. Änderungshistorie